Дефицит времени - страшный зверь. Он погубил сотни великих начинаний и тысячи блестящих талантов. Ну а грамотный тайм-менеджмент - отличное оружие против него.
«Отказавшись от фразы «У меня нет времени...», вы скоро поймете, что у вас есть время практически для всего, что вы посчитаете нужным сделать в жизни»
Мы давно научились считать деньги. С тех самых пор, когда в древней Финикии чья-то умная голова додумалась, что можно не менять кожи на зерно, а использовать универсальное платежное средство. А вот время – валюту гораздо более дорогую, мы начали считать совсем недавно. Термин «тайм-менеджмент» (в переводе с английского «управление временем») появился только в 70-х годах прошлого века. Потому что времени стало не хватать. Мы начинаем считать, когда возникает дефицит.
Жизнь менялась медленно, но неотвратимо. А в середине 20 века случился качественный скачок, получивший название НТР (Научно-Техническая Революция). Мир стал иным – в него огромным потоком хлынула новая информация. Мы перестали «успевать жить» находясь в одной социальной роли: шофер, садовник, домохозяйка. Нам пришлось учиться быть и первым, и вторым, и еще тридцатью тремя… и возник один из самых серьезных дефицитов – дефицит времени.
Как бы много времени нам не требовалось, но в сутках всего 24 часа. Это изменить нельзя. А значит, менять нужно то, что поддается изменению.
24 часа это 1440 минут, 86 400 секунд. Целая вселенная! Ной Кипроно Нгени пробежал километр всего за две минуты 12 секунд, установив мировой рекорд. Англичанин Рори Блэквелл за 16 секунд сыграл на 400 барабанах. Гвен Мэтьюмен установила рекорд по скоростному вязанию, набрав 111 петель за минуту. Гофри Боен за 46 секунд остриг овцу… На самой великой гонке мира, «Формуле – 1» механики меняют четыре колеса болида за 2,5 секунды!!! И таких рекордов скорости множество. Значит – можно! Тогда почему мы не успеваем, хотя жизнь совсем не требует от нас космических скоростей в мытье посуды или смене колеса?
Значит, где-то мы теряем время. Теряем хорошую, большую кучу времени, которое могло бы стать ступенью, ведущей к нашей мечте… а стало лишь очередной бесполезной каплей, упавшей в океан пустых потерь.
Что делать? Взять в руки таймер и скрупулезно посчитать: как мы используем время. Начиная с первой секунды, как открываем глаза. Допустим: подъем в 7.00. Вы вскакиваете сразу, как пожарный по тревоге? Или тратите 3 – 5 минут на «поваляться, потянутся». Запишите. Пока не красным фломастером, а нейтральным зеленым. Мы ведь еще не знаем, нужны нам эти 5 минут, или мы вполне можем без них обойтись. Следующее – утренний туалет. Запишите, сколько времени вам нужно, чтобы умыться, почистить зубы. Включена ли в распорядок зарядка? Завтрак? Записывайте все. Обязательные дела, в полезности и нужности которых у вас нет сомнений, маркируйте желтым, остальные – зеленым. Красный фломастер на этом этапе не нужен. Дорогу от дома до работы отметьте зеленым. Продолжите ваши занятия на работе. После работы. Допустим, получилось следующее:
7.00 – пробудка;
7.07 – подъем;
7.07 – 7. 25 – утренний туалет;
7.25 – 7. 40 – завтрак;
7.40 – 8.00 – одевание (5 минут на поиск парного носка…);
8.00 – 9.00 – дорога в офис.
Это высказывание принадлежит основателю компании «Apple» Стиву Джобсу. Он попробовал и так, и этак, мог сравнить.
У большинства из нас 9 часов проходит на работе. И их тоже желательно использовать максимально продуктивно, если, конечно, работа для вас нечто большее, чем нудная обязаловка, которую просто нужно «отбыть».
Итак, продолжаем хронометраж:
9.00 – 9.10 просмотр почты;
9.10 – 9. 25 посещение «курилки»;
9.25 – 9.35 поиск вчерашнего отчета, который секретарша куда-то кинула…
Помните о красном фломастере – он не нужен! Пока. Все сомнительные потери записываем зеленым, в том числе посещение курилки, болтовню с другом по телефону, просмотр новостей в сети. Работаем максимально точно, фиксируя все.
Проделав эту нужную работу, поставьте себе жирный «плюс». Можно даже «пять с плюсом» - немногие на нее отваживаются, и еще меньше тех, кто, решившись, довел дело до конца. Иногда чтобы разобраться и вычислить основные потери времени, нужно хронометрировать не день, не два, а неделю и больше.
Но вот титанический труд закончен. Что у нас получилось? Берем фломастер неприятного красного цвета, сейчас он пригодится… а может быть и нет.
8 часов на сон – это нормально? Можно тратить меньше? Безусловно. Петр Первый, Бехтерев и Наполеон Бонапарт тратили на сон всего по 4 часа. Но причина – не их железная воля. Просто им хватало. Они были «соваронками» - удивительными существами, которые могли поздно лечь, встать до рассвета, и прекрасно себя чувствовать. Если вы принадлежите к тому же редкому биологическому виду – это ваш бонус. Но если нет – не нужно и пробовать. Запомните… Нет, запишите… А лучше – выбейте в камне, чтобы навсегда запомнить – не нужно бороться с собой, иначе кому достанется победа, даже если победите вы? Себя надо брать в союзники, а не в противники. Итак – 8 часов на сон – цвет желтый, безусловно, полезное дело.
7 минут на «потягушки» - роскошь? Обозначить красным? Но врачи говорят обратное: большинству людей нужно время, чтобы перейти из режима сна в режим бодрствования. «Потягушки» оставляем!
«…пять минут на поиск парного носка» - а вот это, вне всяких сомнений, потеря, и потеря глупая. Бардак в бельевом шкафу, беспорядок в компьютере, хаос в делах, в жизни и в мыслях связаны напрямую. Отмечаем красным.
«Посещение курилки» - курить вредно! Но если курение напрямую связано с общением, во время которого иногда рождаются интересные мысли… ничего не поделаешь, пока оставляем и красим в зеленый. Будете бросать курить всей компанией, это даст громадные возможности для общения вне курилки.
«Просмотр футбольного матча»… Если вы страстный болельщик: красьте в желтый, не сомневайтесь – вам это необходимо. Но если вам, в общем, все равно, кто там кому и сколько накидал, и матч для вас просто удобный предлог посидеть у телевизора - подчеркивайте красным. Это потеря, которая ничем не оправдана.
Итак, подсчитываем «красные» строчки. Если вы бессмысленно теряете меньше часа в день, это очень неплохо. Значит, человек вы, в общем, организованный и перейти к стратегическому управлению временем вам будет легко. Если «красным» выделен час и больше – вам предстоит нешуточная, но очень благодарная работа: привести жизнь в порядок.
Говорить о пользе планирования все равно, что агитировать за еду и сон. Все знают, что это необходимо. Но знаете ли вы – как планировать правильно? Просто взять лист бумаги и написать «план» из 7 – 10 дел, это все равно, что написать: «Хочу быть президентом» - и на этом остановиться. А как же программа партии?
Вы не зря так старательно хронометрировали свой день. Теперь вы точно знаете, сколько времени на что уходит, и, составляя список, напротив каждого дела проставите время.
Таким образом, список дел на вечер будет выглядеть примерно так:
- занятия английским языком – 1 час;
- прогулка с собакой – 30 минут;
- ванна – 30 минут;
- ужин с хорошей знакомой – 1.30 минут;
23.00 – укладываюсь спать, и пусть весь мир подождет!
Последний пункт очень важен – вы обязательно должны задать нижнюю планку вашего делового дня.
Теперь в ход идет старая, добрая математика за второй класс: складываете все, что у вас получилось и… упс! Понимаете, что спать вы не ляжете не только в 23.00, но, пожалуй, ваш рабочий день закончится лишь тогда, когда начнется следующий.
И как быть?
А вот тут и пригодятся «зеленые» строчки. Дела, которые важны, но не требуют полной концентрации. Попробуйте составить из них пары и даже «тройки». Английским можно заниматься и в ванной, и гуляя с собакой. Сложили? Список сократился. Теперь укладываетесь?
А вот встрече с подругой лучше посвятить себя целиком. Если, конечно, этот человек для вас важен.
И еще: нужно обязательно вписать те дела, которых нет у вас в планах на завтра! Например: - Сегодня вечером я не собираюсь «зависать» в сети.
План помогает сказать «нет» делам, которые вы отметили красным, как бесполезные потери.
Отдых не менее важен, чем работа. Обязательно посчитайте, какое количество времени у вас уходит на отдых (помимо сна). И если вы отдыхаете меньше трех часов в день – бейте тревогу и перекраивайте планы. Вы прямой и верной дорогой идете к нервному срыву.
Все вышеизложенное – тактика. Но есть еще и стратегия. И она довольно проста: все, что вы желаете видеть в своей жизни и через несколько лет, нужно внести в ваш завтрашний план. Это совет профессионального спикера, эксперта по тайм-менеджменту, Александра Герасименко.
Напишите список всего, чем вы занимаетесь, включив в него и работу, и учебу, и развлечения, и хобби, и встречи с друзьями. Расставьте дела в порядке убывания важности. Поделите список на три части: первая треть – «желтые» дела, вторая «зеленые», третья – «красные».
Последней третью можно с чистой совестью пожертвовать.